Dokumentenmanagement im Lebenszyklus einer Immobilie

Erstveröffentlichung auf „Tumblr“ am 21.8.2018 –

Die passenden Dokumente im Lebenszyklus einer Immobilie zu haben, jederzeit zu finden und dann auch im Bedarfsfall zur Verfügung zu stellen, ist für viele Eigentümer oder Verwalter immer wieder ein Problem. Dies beginnt oft schon in der Bauphase, wenn jeder Projektbeteiligte seine eigenen Dokumente (und Pläne) anfertigt und vorhält. Bei späteren Umbauten oder Erweiterungen steht dann zu Beginn der Arbeiten erst einmal die umfängliche Suche nach verwertbaren Bestandsunterlagen im Vordergrund bevor überhaupt weitere Schritte folgen (können). Die damit verbundenen Aufwendungen in Form von Zeit und Kosten führen oft zu Verzögerungen und Problemen.

Im Rahmen des Lebenszyklus einer Immobilie, also von Neubau über Umbau/Erweiterung bis zum Abriss besteht ein Dokumentationsbedarf, der i. d. R. für wesentliche Phasen wie folgt beschrieben werden kann:

1.       Phase – Neubau

Die Realisierung einer Neubaumaßnahme startet meist mit der Beauftragung von Architekten und Ingenieuren, von der Beschaffung eines Baugrundstücks einmal abgesehen. Zu Beginn sind dann insbesondere Planungs- und Genehmigungsunterlagen erforderlich, ohne die Bauarbeiten jeglicher Art nicht starten können. Die Verträge der Architekten und Ingenieure können ebenso später einmal von Bedeutung sein. Zudem ist der Bauherr auf eine qualifizierte Zulieferung durch die Planungsbeteiligten und Behörden angewiesen. Mit den ersten Beauftragungen der Ausführungsfirmen beginnt dann das „Sammeln“ der Bauverträge. Eine zeitgemäße Baudokumentation beinhaltet heute ebenso eine Fotodokumentation des Baufortschritts sowie der einzelnen Gewerke. Im Bedarfsfall können auch Videoaufnahmen durchaus von Vorteil sein. Sobald es dann mit der Baumaßnahme dem Ende zugeht, kommen die Themen der Gewährleistung (Mängelansprüche) und Abnahmen ins Spiel. Bedienungs- und Wartungsanleitungen, Zulassungs- und Typbescheinigungen sowie Revisionspläne können ebenso später bedeutsam sein.

Kurzum: Die Erstellung einer strukturierten und vollständigen Dokumentation, welche gut sortiert ist, erscheint aufwändig und gelingt nicht immer. Eine qualifizierte Zentralisierung dieser Aufgabe bietet sich in dieser Lebenszyklusphase also durchaus an und könnte so dazu verhelfen, Arbeitsprozesse vielfältig zu optimieren.

2.       Phase – Betrieb/Gebäudemanagement

Während des Betriebs liegt der Schwerpunkt in der Immobiliennutzung, d. h. in dieser Lebenszyklusphase steht i. d. R. eine wirtschaftliche Nutzung, also ein optimales Verhältnis von Aufwand und Nutzen im Vordergrund, meist auch unter Berücksichtigung der Werterhaltung. Somit variieren auch die Schwerpunkte eines Dokumentenmanagements in dieser Phase. Primäre Bedeutung erlangen neben den Unterlagen für die Gewährleistungsverfolgung vor allem Wartungs- und Prüfberichte sowie Vertragsunterlagen, u. a. bzgl. Vermietung. Unter Berücksichtigung vor allem behördlicher und haftungsrechtlicher Belange ist eine jederzeitige Verfügbarkeit der Unterlagen grundsätzlich zu empfehlen. Hierdurch können ggf. entstehende Nutzungsausfälle reduziert werden und Mietausfallrisiken optimiert werden.

Fazit: Gerade in der Nutzungsphase empfiehlt sich eine unproblematische Verfügbarkeit rechtlich relevanter Dokumente. Eine strukturierte und jederzeitige Zugriffsmöglichkeit sollte Berücksichtigung finden.

3.       Phase – Modernisierung/Umbau/Erweiterung

Oftmals werden Immobilien im Rahmen einer fortdauernden Nutzung modernisiert, umgebaut oder erweitert, z. T. auch mit Nutzungsänderungen. Hier kommen dann die Dokumente aus Phase 1 wieder stark in Mode, möchte man doch wissen, was und wie man damals gebaut hat. Genehmigungen, Bescheide, Pläne, Leistungsverzeichnisse der Phase 1 werden dann von Architekten und Ingenieuren stark nachgefragt. Ohne diese Unterlagen können die Fachleute nicht mit den Arbeiten beginnen, andernfalls ist z. T. ein erheblicher Mehraufwand zu leisten, z. B. für Bestandsaufnahmen etc.

Resümee: Die 3. Phase benötigt wesentliche Unterlagen der 1. Phase, welche plötzlich „en vogue“ sind. Insbesondere eine weitgehende Digitalisierung der Unterlagen könnte auch im Rahmen einer erforderlichen Verteilung an die Fachleute von Vorteil sein.

4.       Phase – Abriss

Auch bei Rückbau- und Abrissarbeiten sind Dokumente aus „vergangenen Zeiten“ durchaus von Bedeutung. Strengere Umweltauflagen sind auch zukünftig wahrscheinlich und so ist das Abriss- und Recyclingunternehmen dankbar für jede weitere Information zu verwendeten Baumaterialien während der Phasen 1 und 3. Weitergehende Erkenntnisse hierzu können Abrisskosten durchaus optimieren, als Stichworte sind insbesondere „Rebuilding“ und „Urban Mining“ zu nennen.

Schlussfolgerung: Selbst in den letzten Zügen ihrer Lebenszeit sind für die Immobilie und ihre Eigentümer oder Verwalter Daten und Informationen aus Unterlagen „Gold wert“. Ggf. aufwändige Materialuntersuchungen oder Entsorgungsmaßnahmen können vermieden und mögliche Ertragspotenziale ermittelt werden.

Erkenntnisse aus den vorgenannten Darstellungen:

Neben der Tatsache, dass sich Phase 1 und 4 nur einmalig im Laufe des Lebens einer Immobilie ereignen, können Phase 2 und 3 mehrmals auftreten, sich in regelmäßigen Abständen abwechseln oder auch parallel gleichzeitig präsent sein.

Gut sortierte und möglichst vollständige Unterlagen, jederzeit verfügbar und „transportfähig“, erleichtern allen Beteiligten in „jeder Lebenslage einer Immobilie“ die Arbeit und optimieren Lebenszykluskosten nachhaltig.

Als mögliche Lösung bietet sich ein zentraler und weitestgehend vollständig digitaler Prozess an, abrufbar auch auf mobilen Endgeräten, welcher gut von einem externen Unternehmen unter Berücksichtigung entsprechender Auflagen (z. B. Datenschutz) ausgeführt werden kann. Solche Leistungen können z. B. von einem qualifizierten Ingenieurbüro erbracht werden, welches bereits über entsprechende digitale „Prozesserfahrung“ verfügt und die nötigen digitalen Werkzeuge besitzt.

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